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Siehe auch: Notizbuch, Evernote, Microsoft Office, Cloud-Speicher

Software für Notizen: Microsoft OneNote, Evernote,…

Bei Microsoft wird die Funktion “Notizen” (Note Taking) nicht so klar mit Software unterstützt. Viel besser macht es die Spezial-Software Evernote.

Nun bietet Microsoft eine Vielzahl von Varianten seiner “OneNote” genannten Software zusammen mit Microsoft Office an.

Vorgänger von OneNote soll Microsoft Journal gewesen sein…

Auch Google bietet mit “Google Notebook” bzw. “Google Keep” etwas Ähnliches an – für die Betriebssysteme Android und ChromeOS….

Versuch mit Microsoft OneNote

Microsoft-Account

Man benötigt einen Microsoft-Account. Damit bekommt man kostenlos eine kleine Cloud von 5 GB. Einige Funktionen von OneNote benötigen dies – zumindestens zeitweise für die Einrichtung.

Im Zusammenhang mit meinem Office365-Abo habe ich ja bereits einen Microsoft-Account mit einem Cloud-Speicher von 1 TB.

Datenmigration von Evernote zu OneNote

Für die Import-Funktion muss ich einen separate Software den StartOneNoteImporter.exe von der Website www.OneNote.com herunterladen.

Das Ziel eines Imports ist dann immer meine OneDrive Cloud, bei der ich mich ersteinmal anmelden muss; alle importierten Notizbücher landen dort im Ordner “Dokumente”.    https://d.docs.live.net/4794afcd190435c9/Dokumente

Als Quelle eines Imports kann man entweder Notizbücher aus dem lokal installierten Evernote auswählen oder man kann  mit dem Importer einzelne .enex-Dateien nach OneNote importieren. Der Import von Evernote ist also sehr flexibel und geht auch schnell. Meine 2476 Evernote-Notizen habe ich weniger als 2 Stunden in OneNote importiert.

Lokale Kopie von OneNote-Notizbüchern

Nun hat man alle seine Evernote-Notizbücher in die Microsoft OneDrive-Cloud (Ordner “Dokumente”) importiert. Ich möchte diese nun auf mein lokales Notebook herunterladen, weil ich auch “disconnected” d.h. ohne die Cloud, arbeiten möchte…

Mein erster Ansatz um zu lokalen Kopien der OneNote-Notizbücher zu kommen, ist die OneDrive-Synchronisation. Da kommen aber auf meiner lokalen Platte nicht die Dateien an sondern “nur” Shortcuts auf die auf der Cloud befindlichen Notizbücher. Das will ich ja nicht. Ich will “echte” Kopien meiner OneNote-Dateien haben.

Mein zweiter Ansatz ist “Herunterladen”. OneDrive gestattet es wohl, lokale Dateien auf OneDrive hochzuladen, das Herunterladen einzelner Dateien auf das lokale Notebook ist aber nicht so ohne Weiteres möglich. OneDrive erlaubt der Funktion “Herunterladen” nur für Ordner und nicht für einzelne Dateien.

Also behelfe ich mir zunächst damit, dass ich einen extra Ordner namenes “temp” auf OneDrive einrichte in den ich dann eine gewünschten eiznelnen OneDrive-Dateien kopiere und dann diesen Ordner herunterlade. Auf dem lokalen Notebook kommt dann ein ZIP-Archiv namens “temp.zip” an. Darin befinden sich tatsächlich meine OneDrive-Dateien, die ich an die gewünschte Stelle auf meinem Notebook kopieren kann. Pro Notizbuch kommt dann ein Ordner mit folgendem Inhalt an. Beispielsweise sieht das bei meinem Notizbuch “Afrika” so aus:

• Ordner Afrika, darin folgendes:
  • Ordner OneNote_RecycleBin
  • Datei Notizbuch öffnen.onetoc2
  • Datei Pages 1-100.one
  • Datei Pages 201-200.one

Nun kann ich tatsächlich auf die Datei “Notizbuch öffnen.onetoc2” doppel-klicken und das Notizbuch wird mir im OneNote Desktop angezeigt. Hurra! Die Evernote-Notizen werden dabei offensichtlich in Päckchen a max. 100 Stück in OneNote-Abschnitte importiert (altenativ: je Evernote-Tag ein neuer Notizbuch-Abschnitt – da muss man seine Evernote-Tags super aufgeräumt haben).

Nun kommt eine neue Überraschung. Die Notizbücher (Abschnitte, Notizen) können nicht bearbeitet werden, sie sind schreibgeschützt. Ein Textbalken am oberen Rand sagt es uns genau:

Dieser Abschnitt kann nicht bearbeitet werden, da er in einem Archivformat vorliegt. Klicken Sie hier um die Bearbeitung zu aktivieren.

Wenn man nun darauf klickt, wird garnichts “aktiviert”, nein man wird jetzt aufgefordert, die Notizen irdendwo hin zu kopieren. Aber wohin denn bloss? Das liegt am verwendeten OneNote-Client. Als Client gibt es nämlich:

• den Internet-Browser  “OneNote Online“
• eine lokale Software (stand alone) “OneNote Desktop“
• und einen “OneNote 2016“, das Bestandteil on Office 2016 ist.

Nur mit der letzteren OneNote-Client-Version kann man lokale Notizbücher anlegen, öffnen etc…

OneNote-Versionen und Speicherorte:

Fast alle der derzeit acht(!) unterschiedlichen OneNote-Versionen erlauben nur Microsofts Cloud-Speicher OneDrive als Lagerort für Notizbücher. Manche lassen auch SharePoint-Bibliotheken zu; nur eine unterstützt auch das Speichern auf lokalen Datenträgern oder im LAN. Hier eine Übersicht:

Tabelle 1: Übersicht OneNote-Versionen

OneNote-Version	OneDrive (ehem. SkyDrive)	OneDrive Business SharePoint	Lokales Laufwerk LAN-Freigabe
OneNote 2013/2016 (MS-Office)	Ja	Ja	Ja
OneNote 2016 (kostenlos)	Ja	Nein	Nein
Windows 8 / 10 – App (MS-Store)	Ja	Ja	Nein
OneNote Online (Web-App)	Ja	Ja	Nein
OneNote für iOS (iPad / iPhone)	Ja	Ja1	Nein
OneNote für Android	Ja	Nein	Nein
OneNote für WP 8	Ja	Ja	Nein
OneNote für Win 10 Mobile	Ja	Ja	Nein
OneNote für Mac	Ja	Ja1	Nein

Quelle: http://onenote-blog.de/wolkenlos-onenote-ohne-onedrive/

Verschiedene Funktionen bei OneNote

Notizen sortieren: Die Notizen eines Notizbuch-Abschnitts können leider nicht auf Knopfdruck sortiert werden (nach Titel, nach Datum etc.) das muss man bei OneNote mit der Hand machen – Microsoft seid ihr noch bei Troste?

Liste der Notizbücher: Das OneNote Desktop merkt sich zwar alle von mir geöffneten Notizbücher (in einem Dropdown), zeigt die Liste der Notizbücher aber nicht auf der Oberfläche an – schade, bei Evernote ist das praktischer…

Seitenregister links: Das findet man in: One Note Optionen -> Anzeige

Neues Notizbuch: Anlegen eines neuen Notizbuchs:

• Menüleiste -> Datei -> Neu
• Nun den “Ort” also “OneDrive” oder “Computer” auswählen  – – – > diese Auswahl ist ganz wichtig, wenn man z.B. nicht in die Cloud will, sondern lokal
• Namen für das neue Notizbuch eingeben
• Klicken auf Schaltfläche “Notizbuch erstellen”

In welchem Ordner eine neues Notizbuch erstellt wird, bestimme ich vorher durch:

• Menüleiste -> Datei -> Optionen -> Speichen und Sichern -> Notizbuch Standardspeicherort ->  Speichern

Synchronisation: Ausschalten der automatischen Synchronisation

• Menüleiste -> Datei -> Informationen -> Snychronisationsstatus anzeigen -> manuell

Power Toys

Es gibt einige nützliche Tools für OneNote, z.B. bei: http://www.onenote-tips.com/powertoys.html

Hier findet man z.B.: OneNote2007SortPages.zip

OneTastic:  https://getonetastic.com/download

OneTastic Sort Pages: https://getonetastic.com/macroland&id=091883EFBE344BFCBE73A7E113FE0190

Web-Clipper

Einen Web-Clipper gibt es für praktisch alle Web-Browser; auch Mozilla Firefox wird unterstützt.

Im Mozilla Firefox sieht man oben rechts ein kleines OneNote-Symbol, das man klicken kann, um die aktuelle Web-Seite als OneNote-Notiz auszuschneiden….

Der OneNote-Web-Clipper bietet drei alternative Möglichkeiten:

• Ganze Seite:  Es wird ein Screenshot erstellt; d.h. die Notiz sieht dannn schön aus, aber aus den Texten sind Pixel geworden   – schlecht
• Bereich: Es wird ein Screenshot erstellt; d.h. die Notiz sieht dannn schön aus, aber aus den Texten sind Pixel geworden   – schlecht
• Artikel: Es wird der Text der Web-Seite als Notiz kopiert; die Bilder sind futsch!    – auch schlecht

Die “geclippte” Notiz erhält automatisch Datum und Uhrzeit und am Ende einen Link auf die Original-Web-Seite.

Alternativ muss kann man die Notiz manuell erstellen und sich mit “Cut & Paste” die schönen Stücke aus der Web-Seite holen…..

Synchronisation der Notizbücher

OneNote hat einen eigenen Mechanismus zur Synchronisation der Notizbücher mit der Cloud. Die in der Microsoft-Cloud “OneDrive” vorhandene generelle Synchronisationsmöglichkeit für beliebige Dateien ist ein eigen Ding.