Computer: Note Taking – Notizen mit Evernote, OneNote, Synology Note Station

Meine Ausgangslage bei Notizen

Eine ganz wichtige Anwendung ist für mich das Notieren von Notizen in strukturierter Form (Notizbücher, Kategorien, Schlagwörter). Auch möchte ich dann schnell mal etwas suchen bzw. finden… und das alles nicht nur zuhause am Schreibtisch sondern auch im mobilen Einsatz bei wechselnden Kunden im Urlaub in fremden Ländern, in der U-Bahn etc. Dazu setze ich (natürlich) nicht nur ein Gerät ein, sondern mehrere Devices

Angefangen hatte ich das mal in den 80er Jahren mit Outlook-Notizen (das war damals in Outlook integriert) und mit dem Palm Pilot. Später hatte ich es mit RSS-Feeds probiert und schließlich bin ich bei Evernote gelandet. Bei Evernote ging das alles und zusätzlich konnte ich noch direkt Webseiten mit dem “Web Clipper” ausschneiden und als Notiz abspeichern (erinnert sich noch jemand an “FurlIt”?). Eine Funktion, die ich nicht mehr missen möchte.

Ich habe auch früher schon zu diesem Themenkreis geschrieben:

Mein Problem mit Evernote

Kürzlich schrieb mir die Firma Evernote, dass die von mir genutzte kostenlose “Evernote Basic” in Zukunft in den Möglichkeiten eingeschränkt würde.

Es werden nun folgende Evernote-Varianten angeboten: Basic, Plus und Premium. Beim kostenlosen “Evernote Basic” sollen zukünfitig nur noch zwei Geräte erlaubt sein (die dann mit den im Web gespeicherten Daten synchronisiert werden). Ich habe aber  einen Desktop-PC, ein Notebook, ein iPhone und ein Tablet und ich möchte meine gespeicherten Daten jederzeit auf dem gerade verfügbaren Gerät nutzen können.

Ich bin also gezwungen zu dem kostenpflichtigen “Evernote Plus” zu wechseln oder nach einer andren Lösung zu suchen.

Lösungsmöglichkeiten

Möglichkeit 1: kostenpflichtiges Evernote

Die Firma Evernote möchte sicherlich, dass ich zum kostenpflichtigen Evernote Plus (30 Euro pro Jahr) oder dem Evernote Premium (60 Euro pro Jahr) wechsele.  Geld möchte ich aber nicht ausgeben und mein Vertrauen in die US-amerikanische Firma Evernote ist perspektivisch für die nächsten 20 Jahre doch sehr gesunken.

Möglichkeit 2: Synology Note Station

Die Firma Synology bietet für meine Synology Diskstation DS414 seit kurzem eine sog. “Note Station” an. Da werden die Notizen auf meinem NAS gespeichert und ich kann im heimischen LAN per Internet Explorer darauf zugreifen. Von ausserhalb müsste wohl so etwas ähnliches wie ein VPN daher (was ich ja im Prinzip machen könnte). Meine Daten wären dan nicht mehr in USA sondern bei mir zuhause. Einerseits ist das gut, aber andererseites müsse ich dafür eine Datensicherung organisieren…

Der Funktionsumfang des Synology Note Station Client ist fast identisch mit Evernote. Die Note Station ist schon irgendwie ein “Evernote Clone”, aber es gibt einige Einschränkugen und voll ausgereift ist die Synology-Lösung noch nicht.

Es gibt eine Import-Funktion für Evernote. Für den Import meiner 2476 Evernote-Notizen benötigt die Synology Note Station 3 Tage.

Die Note Station holt sich die Notizen vom Evernote-Server im Internet, denn eine lokale Evernote-Version kennt sie leider nicht. Auch gibt es keine Import-Funktion für lokal exportierte Evernote-Nozizbücher (.enex Format).

Einen Web-Clipper für die Note Station gibt es zur Zeit nur für den Chrome-Browser und nicht für den von mir genutzten Mozilla Firefox.

Möglichkeit 3 Microsoft OneNote

Microsoft bietet seit vielen Jahren das “OneNote” kostenfrei an. OneNote hat einen reichen Funktionsumfang und ist wirklich ausgereift. OneNote speichert seine Notizbücher am liebsten in der Microsoft-Cloud “OneDrive“. Ein OneDrive-Abo über 1 TB habe ich ja sowieso, also probiere ich das auch einmal aus.

OneNote bietet spezielle Hilfen für die Migration von Evernote nach OneNote.

Die Synology Note Station scheidet aus

Da es bei Synology Note Station keinen Web Clipper für Mozilla Firefox gibt, scheidet diese Lösung aus.

Versuch mit Microsoft OneNote

Microsoft-Account

Man benötigt einen Microsoft-Account. Damit bekommt man kostenlos eine kleine Cloud von 5 GB. Einige Funktionen von OneNote benötigen dies – zumindestens zeitweise für die Einrichtung.

Im Zusammenhang mit meinem Office365-Abo habe ich ja bereits einen Microsoft-Account mit einem Cloud-Speicher von 1 TB.

Datenmigration von Evernote zu OneNote

Für die Import-Funktion muss ich einen separate Software den StartOneNoteImporter.exe von der Website www.OneNote.com herunterladen.

Das Ziel eines Imports ist dann immer meine OneDrive Cloud, bei der ich mich ersteinmal anmelden muss; alle importierten Notizbücher landen dort im Ordner “Dokumente”.    https://d.docs.live.net/4794afcd190435c9/Dokumente

Als Quelle eines Imports kann man entweder Notizbücher aus dem lokal installierten Evernote auswählen oder man kann  mit dem Importer einzelne .enex-Dateien nach OneNote importieren. Der Import von Evernote ist also sehr flexibel und geht auch schnell. Meine 2476 Evernote-Notizen habe ich weniger als 2 Stunden in OneNote importiert.

Lokale Kopie von OneNote-Notizbüchern

Nun hat man alle seine Evernote-Notizbücher in die Microsoft OneDrive-Cloud (Ordner “Dokumente”) importiert. Ich möchte diese nun auf mein lokales Notebook herunterladen, weil ich auch “disconnected” d.h. ohne die Cloud, arbeiten möchte…

Mein erster Ansatz um zu lokalen Kopien der OneNote-Notizbücher zu kommen, ist die OneDrive-Synchronisation. Da kommen aber auf meiner lokalen Platte nicht die Dateien an sondern “nur” Shortcuts auf die auf der Cloud befindlichen Notizbücher. Das will ich ja nicht. Ich will “echte” Kopien meiner OneNote-Dateien haben.

Mein zweiter Ansatz ist “Herunterladen”. OneDrive gestattet es wohl, lokale Dateien auf OneDrive hochzuladen, das Herunterladen einzelner Dateien auf das lokale Notebook ist aber nicht so ohne Weiteres möglich. OneDrive erlaubt der Funktion “Herunterladen” nur für Ordner und nicht für einzelne Dateien.

Also behelfe ich mir zunächst damit, dass ich einen extra Ordner namenes “temp” auf OneDrive einrichte in den ich dann eine gewünschten eiznelnen OneDrive-Dateien kopiere und dann diesen Ordner herunterlade. Auf dem lokalen Notebook kommt dann ein ZIP-Archiv namens “temp.zip” an. Darin befinden sich tatsächlich meine OneDrive-Dateien, die ich an die gewünschte Stelle auf meinem Notebook kopieren kann. Pro Notizbuch kommt dann ein Ordner mit folgendem Inhalt an. Beispielsweise sieht das bei meinem Notizbuch “Afrika” so aus:

  • Ordner Afrika, darin folgendes:
    • Ordner OneNote_RecycleBin
    • Datei Notizbuch öffnen.onetoc2
    • Datei Pages 1-100.one
    • Datei Pages 201-200.one

Nun kann ich tatsächlich auf die Datei “Notizbuch öffnen.onetoc2” doppel-klicken und das Notizbuch wird mir im OneNote Desktop angezeigt. Hurra! Die Evernote-Notizen werden dabei offensichtlich in Päckchen a max. 100 Stück in OneNote-Abschnitte importiert (altenativ: je Evernote-Tag ein neuer Notizbuch-Abschnitt – da muss man seine Evernote-Tags super aufgeräumt haben).

Nun kommt eine neue Überraschung. Die Notizbücher (Abschnitte, Notizen) können nicht bearbeitet werden, sie sind schreibgeschützt. Ein Textbalken am oberen Rand sagt es uns genau:

Dieser Abschnitt kann nicht bearbeitet werden, da er in einem Archivformat vorliegt. Klicken Sie hier um die Bearbeitung zu aktivieren.

Wenn man nun darauf klickt, wird garnichts “aktiviert”, nein man wird jetzt aufgefordert, die Notizen irdendwo hin zu kopieren. Aber wohin denn bloss? Das liegt am verwendeten OneNote-Client. Als Client gibt es nämlich:

  • den Internet-Browser  “OneNote Online
  • eine lokale Software (stand alone) “OneNote Desktop
  • und einen “OneNote 2016“, das Bestandteil on Office 2016 ist.

Nur mit der letzteren OneNote-Client-Version kann man lokale Notizbücher anlegen, öffnen etc…

OneNote-Versionen und Speicherorte:

Fast alle der derzeit acht(!) unterschiedlichen OneNote-Versionen erlauben nur Microsofts Cloud-Speicher OneDrive als Lagerort für Notizbücher. Manche lassen auch SharePoint-Bibliotheken zu; nur eine unterstützt auch das Speichern auf lokalen Datenträgern oder im LAN. Hier eine Übersicht:

Quelle: http://onenote-blog.de/wolkenlos-onenote-ohne-onedrive/

Verschiedene Funktionen bei OneNote

Notizen sortieren: Die Notizen eines Notizbuch-Abschnitts können leider nicht auf Knopfdruck sortiert werden (nach Titel, Nach Datum etc.) das muss man bei OneNote mit der Hand machen – Microsoft seid ihr noch bei Troste?

Liste der Notizbücher: Das OneNote Desktop merkt sich zwar alle von mir geöffneten Notizbücher (in einem Dropdown), zeigt die Liste der Notizbücher aber nicht auf der Oberfläche an – schade, bei Evernote ist das praktischer…

Neues Notizbuch: Anlegen eines neuen Notizbuchs:

  • Menüleiste -> Datei -> Neu
  • Nun den “Ort” also “OneDrive” oder “Computer” auswählen  – – – > diese Auswahl ist ganz wichtig, wenn man z.B. nicht in die Cloud will, sondern lokal
  • Namen für das neue Notizbuch eingeben
  • Klicken auf Schaltfläche “Notizbuch erstellen”

In welchem Ordner eine neues Notizbuch erstellt wird, bestimme ich vorher durch:

  • Menüleiste -> Datei -> Optionen -> Speichen und Sichern -> Notizbuch Standardspeicherort ->  Speichern

Synchronisation: Ausschalten der automatischen Synchronisation

  • Menüleiste -> Datei -> Informationen -> Snychronisationsstatus anzeigen -> manuell

Power Toys

Es gibt einige nützliche Tools für OneNote, z.B. bei: http://www.onenote-tips.com/powertoys.html

Hier findet man z.B.: OneNote2007SortPages.zip

OneTastic:  https://getonetastic.com/download

OneTastic Sort Pages: https://getonetastic.com/macroland&id=091883EFBE344BFCBE73A7E113FE0190

Web-Clipper

Einen Web-Clipper gibt es für praktisch alle Web-Browser; auch Mozilla Firefox wird unterstützt.

Im Mozilla Firefox sieht man oben rechts ein kleines OneNote-Symbol, das man klicken kann, um die aktuelle Web-Seite als OneNote-Notiz auszuschneiden….

Der OneNote-Web-Clipper bietet drei alternative Möglichkeiten:

  • Ganze Seite:  Es wird ein Screenshot erstellt; d.h. die Notiz sieht dannn schön aus, aber aus den Texten sind Pixel geworden   – schlecht
  • Bereich: Es wird ein Screenshot erstellt; d.h. die Notiz sieht dannn schön aus, aber aus den Texten sind Pixel geworden   – schlecht
  • Artikel: Es wird der Text der Web-Seite als Notiz kopiert; die Bilder sind futsch!    – auch schlecht

Die “geclippte” Notiz erhält automatisch Datum und Uhrzeit und am Ende einen Link auf die Original-Web-Seite.

Alternativ muss kann man die Notiz manuell erstellen und sich mit “Cut & Paste” die schönen Stücke aus der Web-Seite holen…..

Synchronisation der Notizbücher

OneNote hat einen eigenen Mechanismus zur Synchronisation der Notizbücher mit der Cloud. Die in der Microsoft-Cloud “OneDrive” vorhandene generelle Synchronisationsmöglichkeit für beliebige Dateien ist ein eigen Ding.