Computer: Outlook-Inhalte bei Firmenwechsel retten

Meine Problemstellung

Wer kennt das nicht: man wechselt die Firma und schon ist das was man bis dahin in Outlook gemacht hat weg. Aus praktischen Gründen hatte ich auch meine privaten Termine und Kontakte im Firmen-Outlook verwaltet, so dass ich das nun trennen muss und irgenwie in die Zukunft retten muss.

Der Exchange-Server der Firma ist weg. Was kann ich nun mit den Outlook-PST-Dateien machen?

Ich habe in meinen Alt-Outlook folgendes:

  1. E-Mails (ggf. mit Attachments)
  2. Adressbücher (Kontakte) mit E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Notizen zum Kontakt (teilweise auch Foto).
  3. Kalender: Termine und Teilnehmer sowie teilweise Attachments

Ich möchte alle diese Informationen auch in Zukunft weiter aktiv verwenden. Das ist klar bei Adressbüchern (Kontakten) aber auch Kalender und E-Mails sind machmal wichtig wenn man recherchieren möchte, wann man eigentlich was mal gemacht hat. Auch können Attachments (Dokumente, die mit E-Mails oder Terminen gekommen sind) noch wertvoll für die Zukunft sein.

Meine Anforderungen an eine Lösung

Ich möchte also alle diese wertvollen Informationen auch in Zukunft verfügbar haben und zwar sowohl auf allen Geräten also dem privaten PC  als auch mobil auf iPhone und iPad.

Dabei sollen die Daten nicht in Kopien auf den verschiedenen Geräten liegen, sondern an einer “zentralen” Stelle liegen, dort ggf. aktualisiert werden und von allen Geräten zugreifbar sein.

Der “Alt-Bestand” an E-Mails, Kontakten und Kalender soll möglicht genauso zugreifbar sein, wie der aktuelle “Neu-Bestand”, denn das Leben geht ja weiter und es entstehen schnell wieder neue Kontakte, neue Termine und natürlich sofort wieder neue E-Mails.

Ich möchte den “Alt-Bestand” möglicht einfach und möglicht so wie den “Neu-Bestand” durchsuchen/recherchieren können. Also z.B. mit meiner Desktop-Suchmaschine X1.

Meine E-Mails, Kontakte und Kalender müssen unabängig von Firmen oder Providern bei mir gesichert werden und schnell bei Firmenwechsel oder Providerwechsel wieder im Original verfügbar sein.

Die Lösung: Erste Massnahmen

  1. Man rettet alles in Form von Outlook-PST-Dateien.
  2. Wenn man in der alten Firma in Outlook gearbeitet hat, ist es sinnvoll, sich danach auch auf dem privaten Computer Outlook zu installieren.
  3. Mit Hilfe von Outlook schafft man Ordnung in den PST-Dateien: Trennen Privat / Firma. Trennen Frima-1 / Firma-3 / Firma-3  /

Die Lösung: Zukünftige Server für E-Mail, Kontakte und Kalender

Die Frage der Server kann für E-Mail, Kalender und Kontakte unterschiedlich aussehen. Ich möchte ja kostengünstigen Lösungen haben, die den unterschiedlichen Anforderungen genügen.

Beispielsweise ist die “Update-Rate” bei  meinen privaten E-Mails hoch (ca. 20-30 pro Tag), bei den Kontakten sehr niedrig (ca. 1 pro Monat) und bei den Kalender-Terminen “mittel” (ca. 1 pro Tag).

Deshalb ist die Idee, als E-Mail-Server einen externen Provider zu nehmen aber Kalender-Server und Kontakte-Server in Eigenregie selbst zu realisieren.

E-Mail-Server

Der E-Mail-Server muss IMAP unterstützen, dann kann ich sowohl von iPhone und iPad als auch vom PC (mit geeignetem Mail-Client z.B. Thunderbird o.a.) darauf zugreifen.

Ich habe als erstes mit der Telekom angefangen, die ja sogar integrierte E-Mail-, Kontakte- und Kalender-Lösungen anbietet (ActiveSync, Exchange-Server).

Später habe ich mich aber gegen die Telekom entschieden (Bindung, Kosten bei größerem Volumen) und bin mit meiner E-Mail zu Strato gegangen. Dort habe ich in meinem Strato-Paket  5 GB E-Mail-Space pro E-Mail-Account.  Das reicht fürs erste…

Für eine Archivierung der IMAP-E-Mail auf einem eigenen Server versuche ich es mit “Hamster”  – jetzt habe ich “hMailServer” auf meinem WHS2011 zum Laufen bekommen. Das ist wohl die robustere Lösung….

Kontakte-Server

Da der Zugriff von iPhone und iPad möglich sein muss, kommt entweder ein Exchange-Server (ActiveSync) oder ein CardDAV-Server in Frage.

Einen eigenen Exchange-Server möchte ich nicht betreiben. Also gehe ich auf CardDAV, was sowieso für iPhone und iPad ideal ist.

Auf meinem Windows Home Server installiere ich als CardDAV-Server Baikal  und als Alternative auch OwnCloud.

Der Zugriff und die Synchronisation von iPhone bzw. iPad ist zuhause über WLAN ins eigene Netz problemlos. Von ausser Haus ist eine Synchronisation eigentlich nicht erforderlich wegen der geringen Update-Rate. Wenn es unbedingt sein muss, ist Zugriff/Synchronisation über VPN auf die häusliche Fritzbox 7390  leicht möglich.

Kalender-Server

Da der Zugriff von iPhone und iPad möglich sein muss, kommt entweder ein Exchange-Server (ActiveSync) oder ein CalDAV-Server in Frage.

Einen eigenen Exchange-Server möchte ich nicht betreiben. Also gehe ich auf CalDAV, was sowieso für iPhone und iPad ideal ist.

Auf meinem Windows Home Server installiere ich als CalDAV-Server Baikal  und als Alternative auch OwnCloud.
Der Zugriff und die Synchronisation von iPhone bzw. iPad ist zuhause über WLAN ins eigene Netz problemlos. Von ausser Haus ist eine Synchronisation eigentlich nicht erforderlich wegen der geringen Update-Rate. Wenn es unbedingt sein muss, ist Zugriff/Synchronisation über VPN und die häusliche Fritzbox 7390  leicht möglich.

Die Lösung: Zukünftige Clients für E-Mail, Kontakte und Kalender

Mit iPhone und iPad können die Konten für E-Mail, Kontakte und Kalender nun direkt konfiguriert werden (Einstellungen ….).

Allerdings muss man bein Konfigurieren aufpassen, da für iOS  (iPhone und iPad) eine kleine Besonderheit gilt:

OwnCloud CalDAV URL   “normal:”   proliant:port/owncloud/remote.php/caldav/calendars/userid/
OwnCloud CalDAV URL “iOS”:           proliant:port/owncloud/remote.php/caldav/principals/userid/

Baikal    CalDAV URL:     proliant:port/cal.php/principals/userid/

Für meine Windows-Computer ist die Wahl einer Client-Software nicht ganz so offensichtlich.  Auch die Eignung für eine Desktop-Suchmaschine soll berücksichtigt werden.
In die engere Wahl gezogen habe ich:

  1. Outlook
  2. Thunderbird
  3. eM Client

Outlook kostet. Ich habe zur Zeit Outlook 2007 im Einsatz. Das kann CardDAV und CalDAV nicht “out of the box”. Es  gibt im Prinzip Plugins, die das leisten, aber nicht für Outlook 2007. Outlook zurückgestellt.

Thunderbird ist ein schöner Open-Source E-Mail-Client, der aber CalDAV ebenfalls nicht “out of the box” kann. Mit dem Thunderbird-AddOn “Lightning” wird ein CalDAV-fähiger Kalender geliefert. Ich hatte aber Probleme, damit auf meine Baikal-Kalender zuzugreifen.  Thunderbird/Lightning zurückgestellt.

eM Client ist zwar kostenpflichtig, ist aber ein E-Mail-Client mit CardDAV und CalDav Funktionalität “out of the box”. Dies ist zur Zeit meine erste Wahl, da auch die “Fummeleien” bei der Datenmigration (s.u.) mit eM Client gut möglich sind.

Die Lösung: Datenmigration

Die Daten aus den sichergestellten Outlook-PST-Dateien (s.o.) will ich nun in die auserkorenen Server für E-Mail, Kontankte und Kalender übernehmen.

Datenmigration E-Mail

xxx

Datenmigration Kontakte

xxx

Datenmigration Kalender

Mein erster Gedanke war, die Kalender-Termine aus Outlook im ICS-Format  (Offener Standard)  zu exportieren, diese ICS-Dateien als Datensicherung aufzubewahren und als Datenmigration mit dem Client zu importieren. Leider sagt mein Outlook 2007 dabei ab und zu, dass es einige Attachments von Terminen so nicht exportieren kann.  Das ist inakzeptabel.

Glücklicherweise hat  eM Client eine gute Import-Funktion, bei der man gezielt eine Outlook-PST-Datei auswählen kann und innerhalb der PST-Datei dann auch noch die Outlook-Ordner auswählen kann, die man importieren will. Als Ziel des Imports kann man im eM Client am einfachsten einen “Lokalen Ordner” angeben und dann später das in einen Ordner eines CalDAV-Kontos verschieben….