Computer: Dokumentenmanagement (aus Wiki)

dkracht

Dokumentenmanagement (aus Wiki)

Gehört zu: Organisation

Hintergrund und Anforderungen

Für mein KnowledgeManagement benötige ich so etwas wie einen Dokumentenkatalog. Dabei sollen Dokumente, die ich in elektronische Form habe und Dokumente, die ich “nur” in Papierform habe (in Stehsammlern) aufgenommen werden und mit Metadaten (Stichworte, Katagorien, Deskriptoren,…) versehen werden.

Ich habe da vor Jahren schon unter dem Namen “ProjektXanadu” etwas versucht – damals inspiriert von Archivierungslösungen der Firma Ad Acta AG.

Parallel dazu habe ich eine kleine auf MS-Access (s. Datenbanken) basierende Lösung KnowHowKatalog selbst geschrieben, die auch nicht recht voran kommt.

Angeregt durch ein Kundenprojekt zum Thema Workflow und OpenSourceSoftware möchte ich einen neuen Versuch für meinen Dokumentenkatalog starten, diesmal will ich nichts selber entwickeln, sondern im Bereich OpenSourceSoftware nach fertigen Lösungen suchen, die in meine IT-Architektur passen (Apache, PHP, MySQL,….) und funktional das für mich wichtigste leisten.

Meine Funktionalen Anforderungen

  • Beschreiben und Klassifizieren von Dokumenten durch eigene MetaDaten
  • Unterstützung von nicht-elektronischen Dokumenten (z.B. durch Verweis auf Lagerort evtl. als fiktive URL)
  • Schnelle Erfassung neuer Dokumente
  • Suchen (SuchMaschinen) nach Dokumenten anhand der MetaDaten
  • Evtl. Volltextsuche zusätzlich
  • Evtl. schnelle Viewer-Funktion

Meine Shortlist

Meine Bewertung

Tabelle 1: Meine Bewertung

Produkt Pros Cons
Contineo Web-based, Ordnen durch Folder, mächtige Suchfunktion Java
KnowledgeTree Web-based, PHP. MySQL,
Ordnen durch Folder, Kategorien und Dokumenttypen,
professioneller Hintergrund: South African Medical Research Council,
Search in user-defined Metadata fields,
Full-text search in MS Word, MS Excel, PDF, HTML,
Integration mit OpenLDAP
OWL Web-based, Ordnen durch Folder (Kategorien als definierbare Metadaten),
frei definerbare Dokumententypen mit definierbaren Metadaten,
externe Dokumente durch Dokumenttyp URL
Xinco Ganz aktuelle Technik mit Web-Services, SOAP, Apache Axis,…

Meine Auswahl

Für einen Pilot-Versuch habe ich Owl ausgewählt.

  • Volltext nur bei: MS Word, PDF und Text
  • Dokumenttyp “URL” kann nicht zur Abbildung externer Dokumente verwendet werden, da diese ja unterschiedliche Dokumenttypen ihrerseits sein können, deren Metadaten erfasst werden sollen. Man benötigt so etwas wie eine “Location (Computer/Internet/External/…)”.

— Main.DietrichKracht – 12 Dec 2004

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